het volste vertrouwen - Jericholaan 71-A

»     het registreren van gevallen van ongewenst gedrag

Het werkgebied van de vertrouwenspersoon omvat een breed scala aan taken, verplichtingen, activiteiten en vooral persoonlijke kwaliteiten en vaardigheden. Niet één gesprek of procedure is hetzelfde en vraagt telkens veel van de betrokken vertrouwenspersoon.

Een belangrijk onderdeel van de taakomschrijving en -uitvoering is de positionering van de vertrouwenspersoon. Hij legt uitsluitend verantwoording af aan het hoogste orgaan/bevoegd gezag binnen de organisatie. Is de klacht gericht tegen een vertegenwoordiger van het hoogste orgaan, dan richt de verantwoording zich naar de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht. De vertrouwenspersoon is dus géén verantwoording schuldig aan de eigen leidinggevende(n).

De functie van vertrouwenspersoon is niet te combineren met andere vertrouwensposities binnen de organisatie, zoals bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker of lid van de klachtencommissie.

Verder is het onverstandig om de rol van vertrouwenspersoon te vervullen voor medewerkers voor wie ook een personele of hiërarchisch verantwoordelijkheid geldt.

De meningen zijn verdeeld over het combineren van de rol van vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen en die van vertrouwenspersoon Integriteit.

Voor een goede uitvoering van de functie is een degelijke functieomschrijving binnen de organisatie noodzakelijk. De Landelijke Vereniging (LVV) beschikt over een ‘model functie en taakomschrijving vertrouwenspersoon’. Hierin staan de taken beschreven, de werkzaamheden, de kwalificatie-eisen en de rechtsbescherming. Dankzij Google (en kijk vooral ook in de Arbocatalogi) zijn er vele voorbeelden op internet beschikbaar. In de meeste gevallen zal het nodig zijn de functieomschrijving aan te passen aan de organisatie.

LET OP: De vertrouwenspersoon geniet géén ontslagbescherming om zijn functie onbevangen en vrij te kunnen uitoefenen, zoals die wel geldt voor leden van de ondernemingsraad.

4»   Hoe word je een vertrouwenspersoon?

In sommige organisaties wordt de vacature van vertrouwenspersoon opengesteld voor alle medewerkers en kunnen geïnteresseerden naar de functie solliciteren. Daarna volgen gesprekken en de definitieve keuze. In de meeste organisaties wordt een medewerker door het management of door de ondernemingsraad gevraagd om de functie te aanvaarden.

Een veelgehoorde reden is dat de betrokkene al een breed gedragen vertrouwen in de organisatie geniet en collega’s deze persoon al als vanzelfsprekend in vertrouwen nemen. Vaak is er een verband met het aantal dienstjaren, de leeftijd of functie. Het verschijnsel ‘dubbele petten’ geeft vaak aanleiding tot twijfel of discussie. Dit ontstaat als de vertrouwenspersoon een functie heeft waarin strijdige belangen (kunnen) optreden. Voorbeelden hiervan zijn personeelsfunctionarissen, leidinggevenden, juristen en leden van de ondernemingsraad.

Het is goed als de vertrouwenspersoon zich dit realiseert en dit in voorkomende gevallen bespreekbaar maakt. Vergeet niet dat een ‘dubbele pet’ bij iedere vertrouwenspersoon kan