Stichting Unitas '28 - Hogeweg 63

PROTOCOL BIJ OVERLIJDEN

Een van de meest trieste gebeurtenissen die een club kan overkomen is het overlijden van een nauw betrokken persoon binnen of rondom de club. Voetbal komt dan even op de tweede plaats, er moet vooral tijd en ruimte zijn voor verdriet. Toch moeten ook bij een moeilijke aangelegenheid als deze enkele zaken goed worden geregeld. En ieder geval is anders; één oplossing voor alle gevallen is er dus niet.

Het protocol heeft tot doel een basis te bieden voor de snelle besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden. Het handelen van het bestuur staat omschreven in de procedure, gevolgd door een uitwerking c.q. praktische invulling.

Iedereen gaat anders om met het verlies van een dierbare. Houdt dan ook de gevoelens en wensen van de nabestaande in je achterhoofd. Deze gevoelens en wensen kunnen leiden tot het afwijken van het protocol. Dit protocol is een leidraad bij emotionele situaties, geen geschreven wet. Dit betekent dat het bestuur per situatie naar eigen inzicht kan handelen.

Het protocol is in lijn met de KNVB-regeling “uitstel wedstrijden bij overlijden”. De KNVB-regeling stelt dat bij overlijden van spelende leden of begeleiders het desbetreffende team recht heeft op het uitstellen van een wedstrijd. Bij het overlijden van bestuursleden of ereleden heeft de vereniging recht op uitstel van alle wedstrijden. De impact op de vereniging en de tijd tussen het overlijden en de eerstvolgende speeldag worden daarbij meegewogen, maar de beslissing is aan de KNVB.

Het bestuur Unitas’28

1 Inleiding

Het protocol “bij overlijden” treedt na vaststelling van het bestuur van Unitas’28 in werking.
Het protocol wordt gepubliceerd op de website van de vereniging en kan door leden ter inzage bij de secretaris opgevraagd worden. Het protocol heeft betrekking op het overlijden van bestuursleden, (ere-)leden, oud-leden, sponsoren, donateurs en vrijwilligers niet zijnde lid.

2 Algemeen

Krijgt een van de bestuursleden bericht van het overlijden of verneemt hij op een andere wijze van het overlijden van één van onderstaande personen, dan informeert hij de andere leden van het bestuur waarna zij gezamenlijk besluiten op welke wijze, handelend volgens het protocol, de vereniging zal reageren:

• Overlijden bestuurslid/erelid
• Overlijden lid/vrijwilliger
• Overlijden ouder/broer/zus van een jeugdlid
• Overlijden donateur/sponsor
• Overlijden partner lid/kind van een lid
• Overlijden oud bestuurslid
• Overlijden oud lid/vrijwilliger

3 Procedure

Overlijden bestuurslid/erelid (vereniging en stichting)

• De leden worden door middel van informatie op de website en per email op de hoogte gebracht door de voorzitter.
• De secretaris zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website;
• Het bestuur zorgt voor een advertentie in een plaatselijke krant (indien mogelijk plaatsing gelijk met de nabestaanden);
• De secretaris zorgt voor een rouwboeket;
• In de kantine wordt een condoleanceboek geplaatst met foto (in overleg nabestaanden) en een kaars.
• In geval van afgelasting van wedstrijden zal de secretaris in overleg met de wedstrijdsecretaris zo snel mogelijk de KNVB, de betreffende vereniging(en) van onze vertegenwoordigende teams en de leiders van onze teams op de hoogte brengen;
• De verenigingsvlag op het complex wordt halfstok gehangen. Dit wordt gecoordineerd door de secretaris.
• De teams vanaf O13 spelen de wedstrijden met rouwband (om de linkerarm, dicht bij het hart);
• Bij seniorenteams wordt voor aanvang gevraagd om een minuut stilte. Dit wordt gecoördineerd door de wedstrijdsecretaris; de betreffende teams en de bezoekende clubs worden door de wedstrijdsecretaris hiervan op de hoogte gesteld;
• Op het complex en in de kantine hangt een gepaste sfeer;
• Bezoek condoleance en begrafenis/crematie door het bestuur.

Overlijden lid/vrijwilliger

• De leden worden door middel van informatie op de website op de hoogte gebracht.
• De verenigingsvlag op het complex wordt halfstok gehangen. Dit wordt gecoordineerd door de secretaris.
• Bezoek condoleance of begrafenis/crematie door het bestuur.

Overlijden ouder/broer/zus van een jeugdlid

• Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
• Bezoek condoleance door bestuur of teamleiding.

Overlijden donateur/sponsor

• Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
• Bezoek condoleance door het bestuur.

Overlijden partner lid/kind van een lid

• Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;

Overlijden oud bestuurslid

• Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
• De verenigingsvlag op het complex wordt halfstok gehangen.
• Bezoek condoleance door het bestuur

Overlijden oud lid/vrijwilliger (indien korter dan 10 jaar)

• Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
• De verenigingsvlag op het complex wordt halfstok gehangen.
• Bezoek condoleance door het bestuur

Situaties en gevolgen voor wedstrijden

1. Bij het overlijden van een bestuurslid wordt bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. Bij seniorenteams wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het met een rouwband.
2. Bij het overlijden van een erelid wordt er bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. Bij het eerste elftal wordt bij de eerstvolgende thuiswedstrijd een minuut stilte gehouden en speelt het met een rouwband.
3. Bij het overlijden van een spelend lid wordt/worden in overleg met de nabestaanden en de leiding van het betreffende team indien gewenst de daaropvolgende trainingen en wedstrijd(en) van het betreffende team tot en met het weekend afgelast. Bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden wordt een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
4. Bij het overlijden van de partner van een actieve speler wordt in overleg met de nabestaanden en de leiding van het elftal indien gewenst de daaropvolgende wedstrijd van het elftal van die speler afgelast. Bij het betreffende elftal wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het betreffende elftal met een rouwband.
5. Bij het overlijden van een familielid, zijnde vader, moeder of een van de kinderen uit een gezin, wordt in overleg met de nabestaanden indien gewenst de wedstrijden van het betreffende team volgend op het bericht van overlijden tot en met het daaropvolgend weekend afgelast. Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
6. Bij het overlijden van een niet spelend lid of verenigingslid wordt een minuut stilte gehouden bij alle daaropvolgende thuiswedstrijden. Het eerste elftal speelt dan met rouwbanden.
7. Bij het overlijden van een sponsor wordt bij het door deze sponsor gesponsorde team bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
8. Bij een sterfgeval op het sportpark zal het Dagelijks Bestuur besluiten om alle op die dag nog te spelen wedstrijden af te gelasten, ongeacht of er sprake is van een lid.
9. In bijzondere gevallen en bij twijfel neemt het Dagelijks Bestuur contact op met de KNVB en komt vervolgens tot een besluit.
10. In alle situaties kan het bestuur – in overleg met de nabestaanden van de overledene - aanvullende maatregelen nemen.

Als op een wedstrijddag een bericht van overlijden, beschreven bij de punten 1, 3, 4 en 5 wordt gegeven, worden de daarop betrekking hebbende wedstrijden direct afgelast of stilgelegd.

Ten slotte is het van groot belang dat het actieve lid, dat een familielid heeft verloren, daarna goed wordt opgevangen. Per situatie moet worden gekeken wat de beste methode hiervoor is en wie hierbij betrokken moeten zijn. Goede aandacht voor en begeleiding van het lid en eventueel de groep is van groot belang.