VierTaal College Schagen - Hoep 28

Hoe gaan wij om met de informatie van en over leerlingen

De gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier, worden opgeslagen in de leerlingenadministratie van onze school. Uiteraard worden deze gegevens vertrouwelijk behandeld.

Op onze administratie is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dit betekent onder andere dat de gegevens door ons worden beveiligd, en dat de toegang tot de administratie is beperkt tot alleen personeel die de gegevens strikt noodzakelijk nodig heeft. U heeft als ouder het recht om de door ons geregistreerde gegevens in te zien (voor zover die informatie betrekking heeft op uw kind). Als de gegevens niet kloppen, dan mag u van ons verwachten dat wij – op uw verzoek – de informatie verbeteren of aanvullen.

Een aantal vragen in dit inschrijfformulier zijn wij wettelijk verplicht aan u te stellen. Zo vragen wij naar uw opleidingsniveau. Dit heeft te maken met de wettelijke ‘gewichtenregeling’: het aantal leerkrachten aan onze school is mede afhankelijk van het totaal van het ‘leerlinggewicht’ van onze leerlingen.
De school verzamelt alle informatie van een leerling die noodzakelijk is, om de leerling zo goed mogelijk te begeleiden bij het doorlopen van de school en om zo nodig extra ondersteuning te kunnen bieden.

Het leerlingdossier is alleen toegankelijk voor de begeleiders van een leerling ín de school.

Besprekingen

In de school wordt regelmatig over leerlingen gesproken, bijvoorbeeld tijdens een groepsbespreking, een rapportvergadering, een leerlingbespreking of het zorgoverleg. Dit overleg is nodig om de vorderingen van de leerlingen te volgen, problemen te signaleren en afspraken te maken over de begeleiding. Voor leerlingen die extra begeleiding of ondersteuning nodig hebben, wordt eventueel samengewerkt met externe deskundigen. Als we een leerling willen bespreken met externe deskundigen wordt hiervoor indien nodig eerst toestemming gevraagd aan de ouders/verzorgers.

Aanwezige gegevens

Bij de ontwikkeling en ondersteuning van onze leerlingen is een aantal disciplines betrokken. Dit betekent echter niet dat onze scholen/diensten alle gegevens in hun bezit hebben. Het gaat hierbij om:

• medische dossiers vallen onder het beheer van de schoolarts. Medische zaken die van belang zijn voor het begeleiden van uw kind, staan in het leerlingdossier vermeld.
• psychologische onderzoeken vallen onder het beheer van de gedragswetenschappers
• verslaggeving wordt direct in ons leerlingvolgsysteem genoteerd, op papier gezet of digitaal vastgelegd in een beveiligde omgeving en daarna overgebracht naar het leerlingvolgsysteem. Deze gegevens vallen onder het beheer van de directie. Een ouder of leerling ouder dan 16 jaar mag een leerlingdossier onder toezicht van de teamleider of directeur inzien.
• de leerlingdossiers worden twee jaar na doorverwijzing naar het regulier onderwijs vernietigd. Wordt een leerling naar het SO of VSO verwezen, dan wordt het leerlingdossier drie jaar na het verlaten van de school vernietigd
• het beschikbaar stellen van dossiergegevens aan derden kan slechts plaatsvinden na toestemming van ouders/wettelijk vertegenwoordigers
• Het overdragen van een leerlingdossier aan een andere school gebeurt via een beveiligde verbinding
• Aanvragen inzage persoonsgegevens door ouders/verzorgers of leerlingen

Recht op inzage

U kunt als ouder/verzorger een verzoek doen om de gegevens van uw zoon/dochter/pupil in te kijken. U dient hiervoor wel de wettelijke vertegenwoordiger van uw kind te zijn.

Als uw zoon/dochter/pupil ouder is dan 16 jaar, kan hij/zij ook zelf inzage vragen in zijn/haar persoonsgegevens. De ouder/verzorger heeft het recht de persoonsgegevens in te zien tot het 21ste jaar van het kind. Als de leerling meerderjarig is, mag dit niet meer.

De ouder/verzorger/leerling (vanaf 16 jaar) heeft naast recht op inzage, recht op correctie, verwijdering of afscherming van de betreffende persoonsgegevens. Bovendien kan de ouder/verzorger/leerling bezwaar maken tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens. Toewijzen van een correctie, verwijdering, afscherming van persoonsgegevens is afhankelijk van de grondslag* voor de verwerking van de gegevens. Hetzelfde geldt voor het bezwaar maken tegen gegevensverwerking van bepaalde persoonsgegevens.

Inzage van de persoonsgegevens vindt altijd plaats onder begeleiding van een teamleider of directeur.

*Grondslagen voor de verwerking van gegevens

• Wettelijke verplichting
• Toestemming van ouders
• Uitvoering overeenkomst
• Vitale belangen (gezondheid, welzijn van het kind)
• Vervulling van een taak (onderwijs)
• Behartiging gerechtvaardigde belangen

Hoe gaan wij om met informatie van en over ouders

De school verzamelt de informatie over ouders van een ingeschreven leerling die noodzakelijk is om een leerling zo goed mogelijk kunnen begeleiden bij het doorlopen van de school en om zo nodig extra zorg te kunnen bieden. Deze informatie wordt (digitaal) opgeslagen in het leerlingdossier.

Toestemming gebruik foto’s en videomateriaal

Op onze school laten wij u met foto’s en video’s zien waar uw kind mee bezig is. Tijdens verschillende gelegenheden maken wij foto’s en opnames, bijvoorbeeld tijdens activiteiten, schoolreisjes en lessen. Ook uw zoon/dochter kan op deze foto’s of video’s te zien zijn.

Foto’s en video’s

Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met foto’s en video’s. Wij plaatsen geen foto’s of video’s op internet waardoor leerlingen schade kunnen ondervinden en er worden geen namen van leerlingen aan een foto of video toegevoegd.

• Bij de inschrijving van uw kind èn aan het begin van ieder schooljaar vragen wij ouders/verzorgers en leerlingen ouder dan 16 jaar of zij wel of geen toestemming geven voor het gebruik door Stichting VierTaal van foto- of videomateriaal voor:
• gebruik op de website van de school, op de website van Stichting VierTaal of de website van de dienst Ambulante Begeleiding
• gebruik in de mini-schoolgids, de schoolgids, cursusboekje, jaarverslag, de schoolkalender of het jaarverslag
• brochures of voorlichtingsmateriaal
• gebruik in de (digitale) nieuwsbrief van de school of van VierTaal
• gebruik in het ouderportaal (bijvoorbeeld Social Schools)
• gebruik op Social Media (Facebook, Twitter, LinkedIn) van de school of VierTaal
• het maken van een portretfoto en groepsfoto door de schoolfotograaf

Wilt u uw toestemming samen met uw zoon/dochter bespreken? Leerlingen van 16 jaar en ouder mogen zelf aangeven of de foto’s gebruikt mogen worden voor de bovenstaande doeleinden. Als u uw keuze thuis bespreekt, dan weet de leerling zelf waarom het gebruik van foto’s en video’s wel of niet mag.

Uw toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door ons, of in onze opdracht worden gemaakt.

Video-opnamen ter verbetering van het onderwijs

Het is bij Stichting VierTaal scholen gebruikelijk dat er tijdens de lessen video-opnamen worden gemaakt. Deze opnamen zijn bestemd om het lesgeven van de groepsleerkracht te verbeteren. Deze opnames worden niet buiten school gebruikt.

Toestemming van ouders is vereist als hun kind gefilmd wordt voor privé-doeleinden. Hierbij valt te denken aan ouders die willen filmen tijdens bijvoorbeeld het vieren van een verjaardag op school.

U mag natuurlijk altijd terugkomen op de door u gegeven toestemming. Ook mag u op een later moment alsnog toestemming geven.

Adressenlijst

Op sommige van onze scholen wordt er, per groep, een lijst gemaakt met de adressen van leerlingen. Deze lijst met contactgegevens is erg praktisch om te overleggen met andere ouders, als de kinderen (buiten schooltijd) willen afspreken of als er vragen zijn rondom school, overblijf, etc. Wij vragen hierbij uw toestemming om de naam van uw kind, diens adres en uw telefoonnummer te mogen delen met de andere ouders van de groep van uw kind. Als u er bezwaar tegen heeft, worden de contactgegevens van uw kind niet gedeeld (en moet u daar zelf voor zorgen). Deze informatie op de klassenlijst mag uitsluitend gebruikt worden voor persoonlijk gebruik onderling, en dus niet voor bijvoorbeeld reclame.

Responsible disclosure

Bij Stichting VierTaal vinden wij informatiebeveiliging en privacy (IBP) erg belangrijk. Ondanks onze zorg voor de beveiliging van onze systemen kan het voorkomen dat er toch een zwakke plek is.

Wij vragen u een bijdrage te leveren aan onze informatiebeveiliging en privacy. Dat kunt u doen door een door u ontdekte zwakke plek bij Stichting VierTaal te melden. Wij horen dit graag zo snel mogelijk, zodat wij beveiligingsmaatregelen kunnen treffen.

Wij vragen u:

• Uw bevindingen te melden via [email protected]
• De door u ontdekte kwetsbaarheid niet te misbruiken door bijvoorbeeld meer data te downloaden dan nodig is om het lek aan te tonen of (persoons)gegevens van derden in te kijken, te verwijderen of aan te passen.
• Uw bevinding/probleem niet met anderen te delen totdat de kwetsbaarheid is verholpen en alle (vertrouwelijke) gegevens die zijn verkregen door de kwetsbaarheid direct na het verhelpen daarvan te wissen.
• Geen gebruik te maken van aanvallen op fysieke beveiliging, social engineering, distributed denial of service, spam of applicaties van derden.
• Voldoende informatie te geven om de kwetsbaarheid te reproduceren zodat wij deze zo snel mogelijk kunnen verhelpen. Meestal is het IP-adres of de URL van het getroffen systeem en een omschrijving van de kwetsbaarheid voldoende, maar bij complexere kwetsbaarheden kan meer nodig zijn.

Wij zeggen toe dat:

• We zo spoedig mogelijk op uw melding reageren met onze beoordeling van de melding en een verwachte datum voor een oplossing.
• Als u zich aan bovenstaande voorwaarden houdt, wij geen aangifte van een strafbaar feit zullen doen of andere juridische stappen tegen u zullen ondernemen betreffende de melding.*
• Wij uw melding vertrouwelijk behandelen en uw persoonsgegevens zonder uw toestemming niet zullen delen met derden of verder zullen verwerken, tenzij dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen. Melden onder een pseudoniem is mogelijk.
• Wij u op de hoogte houden van de voortgang van het verhelpen van de kwetsbaarheid.
• In berichtgeving over de gemelde kwetsbaarheid wij u, indien u dit wenst, zullen vermelden als ontdekker van de kwetsbaarheid. Wij streven ernaar problemen zo snel mogelijk op te lossen en worden graag betrokken bij een eventuele publicatie over het probleem nadat het is opgelost.

* Let op: het feit dat Stichting VierTaal geen aangifte tegen u zal doen sluit niet uit dat er een strafrechtelijk onderzoek naar uw handelen gehouden kan worden dan wel dat u strafrechtelijk kunt worden veroordeeld.

Protocol datalekken

Onze school verwerkt persoonsgegevens en is op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht om een ernstig datalek direct te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. VierTaal heeft een meldprotocol met betrekking tot datalekken.

Functionaris gegevensbescherming

Voor Stichting VierTaal is een functionaris gegevensbescherming aangesteld: Lindy Leevendig. E-mailadres: [email protected]

Heeft u vragen, een opmerking of een klacht? Dan kunt u een mail sturen naar [email protected].

Privacyreglement